Le secrétariat
Le secrétariat joue un rôle crucial dans le soutien des Rotary clubs locaux en rapport avec le programme d’échange. Le secrétariat se charge de l’administration du programme et est l’interlocuteur central pour toutes les questions qui peuvent survenir avant l’échange : Questions relatives à la candidature, au placement des étudiants d’échange, à la gestion des visas et des assurances et à la préparation générale des participants à leur séjour, tant à l’étranger qu’en Suisse.
Dès que l’échange commence, le rôle du bureau change. Les clubs Rotary locaux se chargent alors de l’encadrement direct des étudiants d’échange sur place, tandis que les familles d’accueil sont responsables de leur bien-être. Le secrétariat passe au rôle d’accompagnateur, qui continue d’offrir son soutien en arrière-plan.